Khẩn trương tổ chức, số hóa, bàn giao và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu trong quá trình sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã

Thực hiện Công văn số 2192 ngày 22/4/2025 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy Thanh Hóa về việc khẩn trương tổ chức, số hóa, bàn giao và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu trong quá trình sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã, sáng ngày 25/4, Thường trực Huyện ủy tổ chức Hội nghị triển khai một số nội dung về công tác văn thư lưu trữ. Đồng chí Vũ Ngọc Thưởng - Phó Bí thư Thường trực Huyện ủy, Chủ tịch HĐND huyện, phụ trách Đảng bộ huyện chủ trì hội nghị. Tham dự hội nghị có các đồng chí Ủy viên BTV Huyện ủy; Trưởng các đoàn thể cấp huyện; Chánh Văn phòng Huyện ủy; Bí thư Đảng ủy các xã, thị trấn; Bí thư các Đảng bộ, Chi bộ cơ quan trực thuộc Huyện ủy; Chuyên viên phụ trách công tác văn thư lưu trữ của các ban xây dựng Đảng, Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy, Văn phòng Huyện ủy, MTTQ và các đoàn thể huyện; Cán bộ Văn phòng Đảng ủy các xã, thị trấn.

Tại hội nghị các đại biểu đã nghe đại diện văn phòng Huyện ủy triển khai một số nội dung liên quan đến hệ thống và giới thiệu các văn bản về công tác văn thư lưu trữ; Giới thiệu về số hóa tài liệu tại các cơ quan tổ chức Đảng, tổ chức chính trị xã hội. Triển khai kế hoạch mốc thời gian theo tinh thần công văn số 2192 của Tỉnh ủy về việc khẩn trương tổ chức, số hóa, bàn giao và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu trong quá trình sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã trước ngày 30/6/2025.

Phát biểu chỉ đạo và kết luận hội nghị, đồng chí Vũ Ngọc Thưởng - Phó Bí thư Thường trực Huyện ủy, Chủ tịch HĐND huyện, phụ trách Đảng bộ huyện nhấn mạnh: Việc số hóa tài liệu có vai trò đặc biệt quan trọng, giúp quản lý, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu trong quá trình hoạt động của các tổ chức theo đúng các quy định của pháp luật. Do đó yêu cầu các đơn vị khẩn trương, hoàn thành việc số hóa của tất cả các tài liệu kịp thời bàn giao trước khi sắp xếp đơn vị hành chính. Các cấp ủy, tổ chức đảng tập trung mọi nguồn lực (nhân lực, kinh phí, trang thiết bị, kho...) hoàn thành việc chỉnh lý tài liệu còn tồn đọng tại cơ quan, đơn vị, địa phương để thực hiện số hóa tài liệu. Bảo đảm trước khi kết thúc hoạt động, toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức chính trị - xã hội huyện và xã phải được quản lý chặt chẽ, không để xảy ra hư hỏng, mất mát, thất lạc hoặc tiêu huỷ trái phép. Toàn bộ tài liệu phải được tập trung đầy đủ và nộp vào kho lưu trữ của Đảng bộ huyện trước ngày 30/6/2025. Ban Thường vụ Huyện ủy giao Văn phòng Huyện ủy xây dựng kế hoạch cụ thể để tổ chức giao nhận hồ sơ tài liệu lưu trữ đến các cơ quan đơn vị. Đới với các xã, thị trấn người đứng đầu đơn vị tập trung chỉ đạo sớm hoàn thành công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu, theo đúng tinh thần, thời gian quy định của Trung ương và các quyết định, công văn của Ban Thường vụ Tỉnh ủy./.

Lê Uyên